Rafet ÖZCAN
Ziyaret bir kişinin izin alarak bir başkasını görmeye gitmesidir. Ziyaretin toplumda iletişim açısından önemli bir işlevi vardır. Ziyaretin ana ilkelerine uyarak başarılı olması sağlanabilir.
Resmi ziyaretler, nezaket (protokol) ziyaretleri, iş ve görüşme ziyaretleri, bayram ziyaretleri, aile ziyaretleri, hasta/hastane ziyaretleri, teşekkür ziyaretleri, evlilik kutlama ziyaretleri.
Ziyaret zamanı çok iyi seçilmeli ve bir iki gün önce randevu alınmalıdır. Aynı gün için yapılan ziyaret istemleri rahatsızlık yaratabilir.
Ziyaret istemlerinin yerine getirilmesinde küçük büyüğe uyar. Büyük istediği zaman randevu verebilir. Eşit düzeydeki ziyaret istemini tarih olarak bir iki seçenek sunabilir. Uygun seçenekte anlaşılabilir.
İade edilmesi gereken ziyaretler zamanında yapılmalıdır.
Ziyaretlere gidilirken çiçek veya mütevazı armağanlar götürmek her zaman geçerlidir.
Öğleden önce 1000 - 1100 , öğleden sonra 1500 - 1700 saatleri en uygun zamandır. Bu saatler dışında ziyarete gidilen kişi zorla yemeğe davet etmek zorunda bırakılmaz. İstenmediğinizi sezdiğiniz (yöneticinin sezgileri çok kuvvetlidir) bir yere ziyaret yapılmaması gerekir.
Yöneticimize saygılı olmalıyız, taşıdığı unvana göre makamımıza girdiğinde selamlayarak hitap etmeli yöneticimiz oturmamızı söylemeden ya da oturmamız gerektiğinde izin istemeden oturmamalıyız.
Üstümüz görüşmenin sonunda “MEMNUN OLDUM TEŞEKKÜR EDERİM” derse, el sıkmak için elini uzatırsa GİTMEMİZ GEREKTİĞİNİ anlamalıyız.
Yöneticimizin veya üstlerimizin makamında oturacağımız koltuk masaya yakın ve uygun olan koltuktur. Biz içerdeyken bizden üst birisi gelirse oturduğumuz koltuktan kalkarak bir koltuk geriye gitmemiz gerekir. Eğer üst makama birden çok kişi ile gitmişsek düzey ve kıdeme göre sıralanmalı ve en üst olan yöneticiye en yakın oturmalıdır.
Protokolde üst sağdadır. Otururken veya yürürken astın solda olması gerekir. Üstümüzün önüne geçmemeliyiz, astımızın da arkasında kalmamalıyız.
Resmi açılışlar daima en üst tarafından yapılır. Toplantılarda ve törenlerde konuşma sırası ASTTAN ÜSTE doğru olduğu unutulmamalıdır. EN ÜST EN SON KONUŞURLAR.
Astlar daha çok TEKNİK ve AYRINTILI konularda,
üstler ise POLİTİK ve STRATEJİK konularda ve genel nitelikte konuşmalar yaparlar.
Konuşmalarımızın başında ve sonunda saygı ile selamlamayı unutmamalıyız.
Üstümüz ziyaretimize geldiği zaman veya denetime geldiği zaman ilke olarak makam koltuğumuzda oturmayarak konuk koltuğuna, konuk karşısında oturmalıyız. Yöneticimiz geldiği zaman makam koltuğuna oturması teklif edilir, buyur edilir. Çünkü o koltukta biz onları temsil etmekteyiz.
Bizden alt düzeydeki kişileri makam koltuğumuzda oturarak kabul ederiz. Ancak eş düzeydekiler yaş,kıdem ve diğer yönden bizden üst iseler, onları konuk koltuğunda oturarak kabul etmek SAYGIYI gösterir. İlke olarak,saygı duyduğumuz kişilere eşit düzeyde oturmalıyız
Makamımızda resmi bir konuk ya da üstümüz var ise içeriye astlarımızı almaz zorunlu kalmadıkça telefonla görüşmememiz, yazı imzalamamamız başka şeylerle ilgilenmememiz gerekir. Zorunluluk durumunda özür dileyerek izin istemeliyiz.
Astımızla İŞ görüşmesi yaparken ve emir verirken ilke olarak makamımızda oturmalıyız. Makam, YETKİ (otorite) ve sıra dizin (hiyerarşi) demektir.
Makamımıza gelen konuklara ayağa kalkarak “hoş geldiniz” diyerek elleri sıkmalı ve protokol sırasına göre oturtmalı, buyur etmeli, ikramda bulunmalı, EN AZ
GÜLERYÜZ GÖSTERMELİDİR.
Konuklarımızı önce oturtmalıyız sonra konuşmalıyız. Astlarımızla görüşmek gerektiğinde de önce oturtmalıyız sonra görüşmeliyiz.
Göreve yeni başlanmışsa kutlamaya gelenlere ikramda bulunmak ilişkileri sürdürmek, teşekkür etmek. İade-i ziyaret için isimleri not ederek unutmamak gerekir. Bizden önce atanan eş düzeydekiler ile üst yöneticileri kutlamak için önce biz gitmeliyiz.
Bir görevden ayrılırken astlarımızla toplantı yaparak vedalaşmalı, katkıları için teşekkür etmelidir. Eş düzeydeki yöneticilere ve üstlerimize de veda ziyaretinde bulunarak teşekkür etmeliyiz.
Çalışma arkadaşlarımızın özel ve önemli günlerini kutlamalıyız
***
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder